Administrasi Kepala Sekolah: Tugas, Fungsi, dan Instrumennya

Kepala sekolah merupakan pemimpin sekolah bagi para guru dan staf yang bekerja di sekolah tersebut. Meski sebagai petinggi di sekolah, kepala sekolah juga memiliki beberapa tugas yang sama seperti guru, yaitu melaksanakan administrasi kepala sekolah.

Tugas kepala sekolah untuk melaksanakan administrasi ini berhubungan dengan perannya di bidang manajerial sekolah. Ada berbagai bidang yang menjadi tanggung jawab kepala sekolah sehubungan dengan administrasi yang dikelolanya.

Administrasi kepala sekolah ini juga tertuang pada Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan (Permendikbud) nomor 15 tahun 2018 tentang Pemenuhan Beban Kerja Guru dan Pengawas Satuan Pendidikan.

Pada Permendikbud ini, dituliskan bahwa pemenuhan administrasi kepala sekolah ini dilakukan dengan memenuhi beban kerja sebanyak 18 hingga 24 jam kerja per minggu, yang setara dengan 14-16 jam tatap muka per minggu.

Berikut ini adalah informasi mengenai administrasi kepala sekolah, termasuk fungsi dan jenis-jenis yang harus dipenuhi.

Tugas Kepala Sekolah

Sebelum mengetahui apa saja administrasi kepala sekolah, sebaiknya Anda mengetahui lebih dulu apa saja tugas kepala sekolah. Berdasarkan Keputusan Menteri Pendidikan Nasional nomor 16/U/2003 tentang Pedoman Penugasan Guru sebagai Kepala sekolah, ada tujuh tugas dan peran kepala sekolah, yaitu:

1. Pendidik (Educator)

Berperan untuk merencanakan, melaksanakan, menilai hasil pembelajaran, membimbing dan melatih, serta meneliti. Maka dari itu, kepala sekolah dapat juga disebut sebagai guru dari para guru.

2. Pengelola (Manager)

Sebagai seorang manajer, kepala sekolah bertugas untuk melakukan tugas perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, hingga pengawasan seluruh program sekolah yang sudah direncanakan.

3. Administrator

Sebagai seorang administrator, kepala sekolah harus memiliki kemampuan untuk mengelola urusan ketatausahaan dan berbagai kebijakan dan program sekolah yang bertujuan untuk mencapai tujuan sekolah.

4. Penyelia (Supervisor)

Sebagai seorang penyelia atau supervisor, maka kepala sekolah bertugas untuk membantu guru dalam mengembangkan berbagai kegiatan pembelajaran. Caranya adalah dengan melakukan perencanaan supervisi, melaksanakan supervisi, dan menindaklanjuti hasil dari supervisi tersebut.

Tujuannya adalah untuk meningkatkan mutu pembelajaran sekolah dan pengembangan dalam bidang profesionalisme guru.

5. Pemimpin (Leader)

Sebagai pemimpin atau leader, kepala sekolah dapat membantu setiap warga sekolah untuk mampu melaksanakan berbagai tugas dan tanggung jawabnya demi mencapai tujuan sekolah.

6. Pengusaha (Entrepreneur)

Kepala sekolah juga memiliki tugas sebagai seorang pengusaha atau entrepreneur yang kreatif, inovatif, ulet, bekerja keras, dan mempunyai naluri kewirausahaan dalam pendidikan.

7. Pencipta Iklim (Climate creator)

Tugas kepala sekolah yang terakhir adalah sebagai pencipta iklim, yaitu mampu untuk menciptakan suasana belajar mengajar yang kondusif serta menyenangkan bagi seluruh warga sekolah, baik itu yang bekerja maupun yang mengenyam pendidikan.

Fungsi Administrasi Kepala Sekolah

Seorang kepala sekolah yang menjalankan tugas administrasi ini akan memegang berbagai tugas dalam hal pengendalian, pengurusan, serta peraturan, yang berhubungan dengan berbagai pihak dalam urusan kerjasama dengan sekolah.

Berikut ini adalah berbagai fungsi dari administrasi kepala sekolah yang dijalankan oleh pemimpin sekolah:

1. Perencanaan

Fungsi dari administrasi kepala sekolah yang pertama adalah untuk perencanaan, yaitu untuk membantu merencanakan berbagai program kerja maupun program yang akan dilakukan oleh sekolah dalam periode tertentu.

2. Pengelompokan

Fungsi kedua adalah untuk pengelompokan. Tugas pengelompokan yang dimaksud adalah pengelompokan data yang dibutuhkan dan kemudian diarsipkan sesuai kategori yang sesuai. Dengan adanya pengelompokan data ini, maka akan memudahkan tindakan lanjutan dari kegiatan sekolah yang dibutuhkan atau kerjasama yang akan dilakukan.

3. Staffing

Kepala sekolah sebagai pemimpin dari sekolah tersebut dapat melakukan staffing, agar peran guru dan pekerja lainnya bisa dikelompokkan sesuai tugasnya, agar dapat bekerja dengan tepat sasaran dan efektif untuk mencapai tujuan yang diinginkan.

4. Motivating

Administrasi kepala sekolah juga dapat berfungsi sebagai sarana untuk memberikan semangat atau motivasi bagi para siswa yang ada di sekolahnya. Tidak hanya bagi siswa atau peserta didiknya, namun juga bagi para tenaga pengajar dan pekerja lainnya yang ada di lingkungan sekolah.

5. Controlling

Fungsi kelima dari pelaksanaan administrasi yang dijalankan oleh kepala sekolah adalah sebagai sarana untuk mengontrol berbagai kegiatan yang berlangsung di sekolah. Baik yang dilakukan oleh peserta didik, guru, serta staff lainnya.

6. Budgeting

Administrasi kepala sekolah yang dijalankan juga berfungsi untuk mengatur keuangan di dalam sekolah. termasuk anggaran biaya sekolah yang digunakan untuk membeli keperluan sekolah maupun kebutuhan operasional sekolah.

7. Memudahkan Pengajaran

Administrasi kepala sekolah juga berfungsi untuk memudahkan proses pengajaran yang berlangsung. Misalnya saja pembuatan kalender sekolah atau pembuatan visi misi sekolah, yang akan diketahui tidak hanya guru dan staff, tapi juga oleh peserta didik dan orang tua murid.

8. Kesiswaan

Bidang kesiswaan sekolah juga akan terbantu dengan adanya administrasi kepala sekolah yang dilaksanakan. Sebab, hal ini akan membantu untuk menentukan penempatan siswa di kelas-kelas, penerimaan siswa baru, pembuatan peraturan, dan berbagai aspek kesiswaan lainnya.

Instrumen Administrasi Kepala Sekolah

Dalam pelaksanaannya, administrasi kepala sekolah terbagi menjadi lima kategori besar, yaitu:

1. Administrasi Pengajaran

  • Daftar pembagian tugas mengajar untuk guru
  • Buku pemeriksaan persiapan mengajar
  • Buku penyelesaian kasus di sekolah
  • Buku hubungan kemasyarakatan
  • Persiapan mengajar
  • Buku program bimbingan
  • Buku pencapaian target dan daya serap kurikulum
  • Daftar penyerahan buku hasil belajar
  • Buku kunjungan pengawas ke sekolah
  • Buku supervisi kelas
  • Buku tamu khusus
  • Buku tamu umum
  • Buku ekspedisi
  • Buku notulen rapat guru atau komite
  • Buku pengaduan, masukan, kritik, dan saran

2. Administrasi Kesiswaan

  • Formulir pendaftaran siswa baru
  • Papan absen harian siswa
  • Papan rekapitulasi absensi harian siswa
  • Buku calon peserta didik baru
  • Buku peserta didik baru
  • Buku daftar nama siswa
  • Buku rekap mutasi siswa
  • Buku prestasi akademik/non akademik siswa
  • Buku kenaikan kelas
  • Pendaftaran masuk sekolah

3. Administrasi Kepegawaian

  • Buku seminar atau lokakarya
  • Buku izin keluar pegawai/guru
  • Buku piket guru
  • Buku diklat atau penataran
  • Buku penghargaan

4. Administrasi Keuangan

  • Buku kas umum
  • Buku kas pembantu
  • Buku keadaan barang inventaris
  • Surat permohonan mutasi
  • Surat keterangan mutasi
  • Surat keterangan telah menerima siswa pindahan
  • Rencana pelaksanaan pembelajaran

5. Administrasi Lainnya

  • Buku penyerahan ijazah
  • Buku pemeriksaan administrasi pembelajaran
  • Buku penyerahan rapor
  • Daftar rekapitulasi kenaikan kelas atau kelulusan

Ada Berbagai Tugas pada Administrasi Kepala Sekolah

Itulah informasi lengkap mengenai administrasi kepala sekolah. Selain guru kelas dan guru mata pelajaran, seorang kepala sekolah juga memiliki tugas untuk menangani administrasi sekolah untuk menjaga kelancaran berlangsungnya proses belajar mengajar dan kerjasama dengan berbagai pihak lainnya.

Administrasi Guru di Sekolah Inklusi dan Perbedaannya dengan Sekolah Umum

Nomor Pokok Surat Sekolah dan Cara Mendapatkannya

Administrasi Guru: Penjelasan Tentang Tujuan Serta Jenisnya

Share the Post:

Related Posts